You.plan.it is een toepassing waarmee de planning en administratie voor werkopdrachten in een bedrijf kan beheerd worden.
Het doel van de optimalisatie van planning en administratie van werkopdrachten is ervoor zorgen dat alle gegevens aangaande inkomende werkopdrachten worden gecentraliseerd in één databank, ten einde de planning en opvolging ervan te optimaliseren, te automatiseren, meerdere shiften te kunnen organiseren en analyses te kunnen uitvoeren. Daarbij wordt rekening gehouden met het beschikbaar materiaal en/of voertuigen voor het uitvoeren van de werkopdrachten.
Opbouw centrale databank werkopdrachten
Om op een efficiënte manier te kunnen werken, worden alle gegevens gecentraliseerd in één centrale SQL Server-databank. De opbouw en gebruik van deze databank wordt gerealiseerd aan de hand van de producten you.model.it en you.trace.it.
De centrale databank bevat tabellen voor het bijhouden en verwerken van werkopdrachten, contracten, werktypes, kwalificaties, voertuigen, contactgegevens, personeelsgegevens, producten, routes, etc.
Omdat alle data in een centrale databank wordt opgeslagen, kunnen er diverse bevragingen gedefinieerd worden om rapporten te verkrijgen.
Security
De beschikbare functionaliteiten in het programma zijn afhankelijk van het soort gebruiker dat er op een bepaald moment gebruik van maakt (bv. telefoniste, planner, uitvoerder). Daarnaast kunnen vanzelfsprekend niet alle gegevens door iedere gebruiker worden gezien of aangepast.
De praktijk
Werkopdrachten
Bij het ingeven van een nieuwe werkopdracht kan op een herkenbare, gebruiksvriendelijke manier gekozen worden uit de voorgedefinieerde werktypes. Een voorstel voor een gewenste uitvoeringsdatum kan gewijzigd worden en na het bijvoegen van een specifieke werkomschrijving wordt de opdrachtgever, al of niet met een afzonderlijk werfadres, uit de beschikbare lijst gekozen of als nieuwe klant toegevoegd.
Na het toekennen van beschikbaar personeel en materiaal (voertuig) op de gewenste datum komt de informatie zichtbaar op de kalender.
Voor wat het personeel betreft, kan er eventueel automatisch rekening gehouden worden met vereiste certificaten en kunnen bijscholingen eveneens ingepland. Deze informatie wordt samen met geplande verlofdagen of ziektemeldingen ook in beschouwing genomen bij het toekennen van een personeelslid aan een werkopdracht.
Planning
Automatisch is een grafische planningsweergave voor de in te zetten voertuigen beschikbaar. Op alle relevante eigenschappen kan gefilterd worden.
Rapporten
De nodige rapporten, zoals bijvoorbeeld een planningslijst en werkbonnen zijn op een eenvoudige manier toegankelijk.
Features
| Feature | Omschrijving |
|---|---|
| Werktype | - Standaard basisgegevens - Standaard kenmerken ( PBM, Materiaal ,Voertuigen, Kwalificaties) |
| Werkopdracht | - Gebaseerd op een werktype - Suggestieve toekenning voertuigen en materialen - Toekenning operatoren - Statustoekenning - Opmaken van werkbon |
| Materiaal | - Beheer van materialen |
| Voertuigen | - Algemene kenmerken voertuig - Voertuigtype - Voertuig specifieke kenmerken ( ADR, trekker, trailer hogedrukpomp, vacuümpomp, capaciteit) - Standaard operatoren - Keuringen - Onderhoud - Verbruiksregistratie - Toekenning site |
| Contracten | - Beheer van materialen - Beheer van PBM’s |
| Contacten | - Adresgegevens - Contactgegevens |
| Afvallijsten | - Afvalstoffen - R&S toekenning |
| Kwalificaties | - Beheer Kwalificaties - Toekenning kwalificatie op voertuigen - Toekenning kwalificatie op Personeel ( naar aanleiding van gevolgde opleiding) - Toekenning kwalificatie op werktypes - Suggestieve controle/ aftoetsing |
| Personeel | - Beheer personeel - Import vanuit GPS ( personeelsbeheer software) - Registratie geplande verlofdagen - Registratie opleidingen - Registratie kwalificaties |
| Routelijsten | - Beheer van vaste routes ruimingen |
| Planning werkopdrachten | - Vereenvoudigde ingave nieuwe opdrachten - Routebepaling (geen schriftelijk akkoord voor algoritme) - Controle personeelstoekenning - Controle voertuigtoekenning - Planningsmodule werkopdrachten - Genereren werkdocumenten - Genereren van Plannings- en ruimingslijst |
| Kostprijsbepaling | - Bepaling kostprijs a.d.h.v. geregistreerde werktijden, verbruikte materialen en uitgevoerde taken (registratie voorzien in applicatie) |
| Opleidingen | - Bijscholingen - Planningsmodule voor opleidingen |
| Garage | - Planningsmodule - Toekenning van uit te voeren taken - Suggestieve aanduiding van keuringsstatus |
| Mobiele Applicatie | - Registratie van werktijden, verbruikte goederen, uitgevoerde taken - Overzicht werkopdrachten - Digitaal ondertekenen |